Cláusulas principales en un acuerdo de teletrabajo: qué debe incluir y cómo redactarlo bien
En la práctica, un buen acuerdo debe dejar cerrados (i) los medios y gastos, (ii) el horario y el registro de jornada, (iii) el lugar de prestación, (iv) los controles de actividad con respeto a la privacidad, (v) la desconexión digital, y (vi) la voluntariedad y reversibilidad.
Qué es (y para qué sirve) un acuerdo de teletrabajo
El acuerdo de teletrabajo es el documento que define las condiciones concretas de la prestación a distancia (medios, gastos, tiempos, controles, protección de datos, etc.). Su objetivo es doble:
- Aportar seguridad jurídica (evitar conflictos y cláusulas ambiguas).
- Proteger a ambas partes (equilibrio contractual y prevención de riesgos).
Una redacción incompleta o “de plantilla” suele fallar en lo importante: gastos, disponibilidad, control y desconexión, reversibilidad y evidencias (registro horario, procedimientos y comunicaciones).
Además, existe la obligación de registro del acuerdo de teletrabajo en el SEPE y de entregar una copia a los representantes de los trabajadores
1) Medios, equipos y herramientas de trabajo
El acuerdo debe especificar qué medios, equipos y herramientas pone la empresa a disposición:
- Ordenador, teléfono, periféricos (pantalla, teclado, ratón, auriculares).
- Software, licencias, VPN, accesos y credenciales.
- Conectividad (router, tarjeta, compensación de internet si aplica).
- Medidas de ciberseguridad (doble factor, cifrado, política de contraseñas).
Además, conviene incluir:
- Mantenimiento y sustitución por avería o mal funcionamiento.
- Soporte técnico (cómo se solicita, tiempos de respuesta, canal).
- Condiciones de uso (prohibición de instalar software no autorizado, uso de dispositivos personales si se permite, etc.).
2) Compensación de gastos derivados del teletrabajo
El acuerdo debe contemplar la compensación de gastos asociados al trabajo a distancia (electricidad, internet, consumibles, mobiliario ergonómico, etc.). La clave es que el método sea claro, verificable y estable.
Opciones habituales de redacción:
- Cantidad fija mensual (p. ej., “compensación teletrabajo”).
- Reembolso contra justificantes (con límites y criterios).
- Integración en nómina con concepto específico.
Recomendación práctica:
- Definir qué gastos cubre, cómo se calculan, cuándo se abonan y qué ocurre si cambian los días de teletrabajo.
3) Horario, disponibilidad y registro de jornada
El acuerdo debe incluir:
- Horario de trabajo y distribución de la jornada.
- Reglas de disponibilidad (franjas de respuesta, reuniones, guardias si existieran).
- Compromisos de descansos y cumplimiento de la normativa de tiempo de trabajo.
Y, muy importante:
- Sistema de registro horario aplicable al teletrabajo, de forma telemática, para acreditar inicio/fin y jornada efectiva (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).
Buenas prácticas que evitan conflictos:
- Establecer una franja de core hours (horas de solape) si hay flexibilidad.
- Concretar el canal de solicitud/aprobación de horas extra (si existen).
- Aclarar si el teletrabajo es 100% o mixto (y qué días).
4) Lugar desde el que se desarrolla la actividad
Debe determinarse el lugar de prestación (domicilio u otro espacio elegido y comunicado a la empresa).
Incluye también:
- Si se permite un lugar alternativo, bajo qué condiciones.
- Procedimiento para modificar el lugar (comunicación previa y aprobación).
- Requisitos mínimos de seguridad y confidencialidad (por ejemplo, no trabajar en espacios públicos sin medidas).
5) Métodos de control y supervisión laboral
La empresa puede establecer mecanismos de control para verificar el cumplimiento, pero deben ser:
- Proporcionales (lo mínimo necesario).
- Transparentes (informados y documentados).
- Respetuosos con la intimidad y dignidad de la persona trabajadora.
Aquí encaja de forma directa la normativa de protección de datos (RGPD y LO 3/2018). Conviene detallar:
- Qué herramientas se usan (p. ej., control de accesos, logs, herramientas de tickets).
- Qué datos se registran y con qué finalidad.
- Plazos de conservación y medidas de seguridad.
Evitar cláusulas problemáticas:
- Monitorización invasiva (capturas constantes, webcam permanente, etc.) sin justificación.
6) Desconexión digital
El acuerdo debe incluir medidas de desconexión digital: el derecho a no atender comunicaciones fuera del horario salvo situaciones justificadas y definidas.
Puntos que conviene dejar por escrito:
- Canales (email, Teams/Slack, teléfono) y expectativas de respuesta.
- Qué se considera “urgente” y cómo se activa (si aplica).
- Protección de conciliación y descanso (referencia habitual: art. 88 LO 3/2018).
7) Voluntariedad y reversibilidad
Para que el teletrabajo sea válido, debe respetar:
- Voluntariedad: no puede imponerse unilateralmente.
- Reversibilidad: ambas partes pueden solicitar volver a presencial, según procedimiento pactado.
Recomendación práctica:
- Definir un procedimiento de reversión (plazos, preaviso, motivo si se exige, canal de solicitud).
- Regular también cómo se documentan cambios en días de teletrabajo, horarios o condiciones (siempre por acuerdo).
Obligaciones formales: registro y copia a la representación legal
Además de su contenido, el acuerdo exige cumplir determinadas formalidades, como:
- Registro/comunicación del acuerdo (procedimiento interno y documentación).
- Entrega de copia a la representación legal de las personas trabajadoras (si existe), cuando corresponda.
Conclusión: por qué “no todo vale” al redactar
Un acuerdo de teletrabajo equilibrado no se limita a aspectos técnicos o económicos: también debe cubrir garantías de salud laboral, conciliación, confidencialidad y protección de datos, funcionando como un instrumento de protección recíproca.
No todo vale: cualquier cláusula que vulnere derechos reconocidos a la persona trabajadora puede ser impugnable y llegar a considerarse nula. Los conflictos más frecuentes aparecen cuando:
- Se limita de forma indebida la reversibilidad.
- Se modifican condiciones unilateralmente.
- Se trasladan costes al trabajador que deberían compensarse.
- Se aplican controles desproporcionados o poco transparentes.
Para la empresa, esto significa prevención de riesgo laboral y reputacional. Para la persona trabajadora, implica disponer de mecanismos de reclamación frente a abusos o incumplimientos, incluyendo el reembolso de gastos no compensados cuando proceda.
Preguntas frecuentes
¿Puede la empresa imponer el teletrabajo?
Debe existir consentimiento y acuerdo. La implantación unilateral genera riesgo de conflicto.
¿Se puede exigir que el trabajador pague internet o electricidad?
El acuerdo debe regular la compensación de gastos; es uno de los puntos sensibles.
¿Cómo se controla la jornada en teletrabajo?
Debe existir registro horario aplicable también a la modalidad a distancia, con un sistema que permita acreditar la jornada efectiva.
¿Puede la empresa monitorizar el ordenador?
Puede establecer controles razonables, pero deben ser proporcionales, transparentes y respetuosos con derechos fundamentales y protección de datos.
Si tu empresa está implantando o revisando el teletrabajo, en Afianza podemos ayudarte a auditar tus acuerdos, corregir cláusulas de riesgo y dejar un modelo alineado con normativa laboral y protección de datos, con un procedimiento interno listo para aplicar (registro, evidencias, soporte y comunicación).
