Outsourcing Laboral (BPO)

Acompañamos a las empresas en la puesta en marcha del servicio, tanto en organizaciones de nueva creación como en procesos de cambio de proveedor. Analizamos la situación inicial, identificamos los convenios colectivos aplicables, diseñamos el plan de transición con su calendario y revisamos la documentación necesaria para prevenir posibles contingencias futuras. En operaciones corporativas, asumimos la due diligence laboral, planificamos la subrogación y la transición de los trabajadores y colaboramos en la homogeneización de procesos y documentación. Asimismo, gestionamos las cargas masivas de información en la Seguridad Social, el SEPE y otras plataformas corporativas necesarias en procesos de integración, fusión o reorganización.

Gestionamos de forma integral todos los trámites relacionados con la afiliación, incluyendo altas, bajas, modificaciones, certificados, informes oficiales y regularización de datos, de acuerdo con los criterios establecidos por el Sistema RED. También tramitamos y administramos los códigos de cuenta de cotización, teniendo en cuenta la actividad de la empresa, los centros de trabajo y las diferentes modalidades de contratación. Analizamos el régimen aplicable a cada perfil profesional (General, asimilados, artistas, empleados del hogar u otros específicos) para garantizar un correcto encuadramiento desde el inicio y evitar futuras regularizaciones o posibles sanciones.

Preparamos los contratos conforme a los modelos oficiales del SEPE, los comunicamos a través de Contrat@ y redactamos documentación personalizada cuando las características del puesto, el sector o la actividad requieren condiciones específicas, incluida la información escrita sobre las condiciones esenciales de trabajo que exige la normativa vigente. Antes de formalizar la contratación, analizamos las bonificaciones, reducciones de cuotas y ayudas estatales, autonómicas y sectoriales disponibles en función del perfil del trabajador y de la modalidad contractual. Además, gestionamos la documentación necesaria y realizamos el seguimiento del expediente hasta su resolución, manteniendo una actualización constante de los criterios establecidos por el SEPE, la Seguridad Social y la Inspección de Trabajo.

Gestionamos el proceso completo de elaboración de nóminas, incluyendo todas las incidencias relacionadas con la jornada, los complementos salariales, las incapacidades temporales, los permisos y cualquier otra circunstancia que pueda afectar a la retribución. Facilitamos la información necesaria para la dirección, la contabilidad y el control interno, así como los ficheros requeridos para la gestión bancaria y la distribución individualizada de las nóminas dentro del calendario pactado. También nos encargamos de la presentación de los seguros sociales (RNT y RLC) y de las cotizaciones específicas, como la FLC, y de las obligaciones fiscales vinculadas al ámbito laboral (modelos 111, 190, 216 y 296, entre otros), garantizando la coherencia de las bases de cotización, las retenciones y el resto de los datos durante todo el ejercicio.

Interpretamos y aplicamos los convenios colectivos correspondientes a cada organización, actualizando las tablas salariales y trasladando los cambios normativos que puedan afectar a la empresa, incluido el régimen sancionador cuando entra en juego. Elaboramos y mantenemos el registro retributivo, prestamos apoyo en la negociación, implantación, registro y seguimiento de los planes de igualdad y gestionamos el crédito de formación bonificada (FUNDAE). Nuestro trabajo incluye el cálculo del crédito disponible y el control de su consumo, la gestión administrativa de las acciones formativas, su aplicación en los seguros sociales y el control de la documentación exigida por los organismos competentes.

Gestionamos los procesos relacionados con las incapacidades temporales y la comunicación con la Seguridad Social y las mutuas colaboradoras con la Seguridad Social, incluidos los recargos, los cambios de contingencia y el seguimiento de los procesos de larga duración. Elaboramos informes de absentismo y proponemos medidas organizativas cuando resulta necesario. También acompañamos a las empresas en los procesos de extinción y suspensión de contratos, tanto individuales como colectivos (ERE y ERTE), mediante el cálculo de indemnizaciones y del coste asociado, la emisión del certificado de empresa, la gestión de las comunicaciones oficiales y la asistencia en los procedimientos administrativos correspondientes. Además, asesoramos en los procesos de jubilación, simulando escenarios y coeficientes antes de tomar la decisión, y gestionamos los desplazamientos internacionales, incluyendo la tramitación de certificados A1, contratos internacionales y aspectos relacionados con la fiscalidad laboral.

Implantamos soluciones de digitalización documental y automatización de procesos para optimizar tareas recurrentes relacionadas con los cálculos, los informes, la gestión de datos y el seguimiento de incidencias. Integramos nuestras herramientas con las plataformas de recursos humanos, los sistemas ERP y los sistemas de registro de jornada. Asimismo, facilitamos el acceso a un portal del empleado que centraliza la documentación laboral y permite gestionar información como nóminas, certificados o vacaciones, con actualización de incidencias en tiempo real y una reducción notable de las consultas manuales. Complementamos este servicio con cuadros de mando adaptados a las necesidades de la dirección, que incluyen indicadores relacionados con los costes laborales por centro, proyecto o unidad de negocio, la evolución de la plantilla, la rotación, el absentismo, la estructura salarial o el cumplimiento normativo.

Revisamos nóminas, contratos, cotizaciones y jornadas laborales con el objetivo de identificar riesgos y posibles contingencias antes de que se conviertan en un problema. Elaboramos informes ejecutivos, proponemos medidas correctoras y acompañamos a las empresas en la implantación de las acciones necesarias. Además, gestionamos el buzón delegado de notificaciones electrónicas (Seguridad Social, SEPE, Hacienda, mutuas, DEHú o Sistema Delta), origen de la mayoría de las sanciones evitables, y prestamos asistencia en procedimientos ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, incluyendo requerimientos, actas de infracción y de liquidación y expedientes sancionadores. Todo ello se complementa con sistemas propios de control de calidad, verificación de procesos críticos, seguimiento de SLA, auditorías internas y programas de mejora continua.